จดหมายกิจธุระใช้ภาษาที่เป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการเสมอ

หัวจดหมาย คือ ส่วนที่เป็นชื่อองค์กรที่เป็นผู้ออกจดหมาย

วัน เดือน ปี เริ่มเขียนจากกลางหน้ากระดาษ และต้องเขียน ว่า วันที่ ๑๒ เดือนมีนาคม พ.ศ.๒๕๖๘

คำขึ้นต้น จะใช้คำว่า เรียน ตามด้วยชื่อและนามสกุลแต่ไม่ต้องใส่ ตำแหน่งของผู้รับ

สิ่งที่ส่งมาด้วย ต้องระบุเอกสารหรือสิ่งที่ส่งมาด้วยพร้อมจดหมายนั้นด้วยว่าเป็น กำหนดการ , แผ่นซีดี ฯลฯ

คำลงท้าย ใช้คำว่า ขอแสดงความนับถือ และอยู่ตรงกับตำแหน่งวันที่

ลายมือชื่อ ต้องเป็นลายมือชื่อจริงของผู้ลงชื่อ

ชื่อเต็มของผู้ออกจดหมาย พิมพ์อยู่ในวงเล็บไม่ต้องมีคำนำหน้าก็ได้

ข้อความในจดหมายกิจธุระต้องมี ๒ ย่อหน้า ย่อหน้าแรกบอกสาเหตุในการเขียนจดหมาย ย่อหน้าที่ ๒ บอก.....?

• บอกตำแหน่งผู้รับ
• บอกสิ่งที่ส่งมาด้วยกับจดหมาย
• บอกวัตถุประสงค์ของจดหมาย
• บอกวัน/เดือน/ปี ที่ส่งจดหมาย

ข้อใดไม่ใช่การเขียนจดหมายกิจธุระที่ดี

• เขียนตามความสะดวก
• เขียนให้มีความชัดเจน
• เขียนให้มีความกะทัดรัด
• เขียนให้มีความถูกต้อง