Bagian administrasi sebuah rumah sakit mengirimkan surat pengantar hasil pemeriksaan pasien melalui email pribadi staf. Analisis tindakan ini dari segi etika dan keamanan korespondensi dinas.
Tidak bermasalah karena tujuan surat tetap sampai ke penerima
Boleh dilakukan asal penerima setuju
Salah karena mengirimkan dokumen resmi melalui media yang tidak aman dan bukan saluran resmi
Tepat karena email lebih cepat dibandingkan pos
Dinas Pendidikan Provinsi harus mengirim (SK) pengangkatan guru ke seluruh kabupaten/kota. Dokumen ini penting, bersifat hukum, dan harus memiliki tanda tangan basah pejabat. cara mengirim yang tepat
Mengirim SK melalui aplikasi pesan instan dalam bentuk foto
Mengirim SK asli dengan tanda tangan basah melalui jasa kurir resmi, disertai tembusan digital
Mengirim SK via email dalam bentuk PDF tanpa tanda tangan
Mengumumkan SK melalui situs web resmi saja
"Dengan ini kami ingin mengajukan permohonan bantuan dana sebesar Rp50.000.000,- untuk pelaksanaan kegiatan HUT ke-50 perusahaan kami yang akan diadakan pada bulan depan."
Analisis bagian pembuka ini
Sudah benar, tidak perlu diperbaiki
Salah karena pembuka harus diawali salam pembuka dan nomor surat
Salah karena pembuka seharusnya berisi ucapan terima kasih
Salah karena bagian pembuka seharusnya berisi latar belakang dan tujuan surat, bukan langsung menyebut nominal
Kepala bagian administrasi menemukan bahwa dalam sebulan terakhir, beberapa surat dinas keluar tidak sesuai Peraturan Tata Naskah Dinas: pilih langkah pertama yang paling tepat dilakukan!
Menegur staf yang salah secara langsung
Mengubah seluruh format surat agar lebih kreatif
Membuat SOP internal dan melakukan pelatihan korespondensi dinas bagi staf
Meminta staf memperbaiki surat yang sudah terkirim
Jika sebuah surat menggunakan bahasa tidak formal dan tanpa format, maka dampaknya adalah...
Surat lebih cepat dipahami
Surat menjadi lebih santai
Surat kehilangan nilai hukum dan kejelasan
Surat menjadi menarik dibaca